Verfahren vereinsinterner Wettkampfausschreibung

[Linowitsch]

Hallo zusammen,

ich würde gern zum oben genannten Thema einen kurzen Informations- und Meinungsaustausch führen.
Ich würde gerne wissen, wie in euren Vereinen Wettkämpfe ausgeschrieben und publik gemacht werden für Eltern und Sportler; auch hinsichtlich Problemen mit Meldeterminen.

Hier unsere bisherige Verfahrensweise, die zugegeben sehr aufwändig ist, für den Nutzen, den sie bringt:
Wir sammeln Ausschreibungen und teilen Wettkampftermine über unseren Vereinsbrief (1/4-jährlich) und unsere Homepage mit.
ca. 2-3 Wochen vor dem Wettkampf bekommt jeder Sportler, der teilnehmen kann (Gürtel, Alter) einen kleinen Handzettel mit allen wichtigen Infos (WK-Ort, Wiegezeit, AK) und einem Abreißschnipsel dran, worauf anzukreuzen ist, ob eine Teilnahme stattfindet oder nicht. Das ganze soll dann bis zu einem festgesetzten Termin wieder zum Trainer zurück.
Leider haben wir im Moment das Problem sehr geringer Rückläufe, was daran liegen könnte das (1) die Zettel gar nicht bei den Eltern ankommen oder (2) auch die Eltern die Rückmeldung nicht für so wichtig halten.
Dies erschwert natürlich die Meldung zum Veranstalter und das vorherige Überweisen des Startgelds.

Im Moment denken wir über andere Möglichkeiten nach.

Ich möchte nicht über die Notwendigkeit der Wettkampfteilnahme sprechen, dass wurde im Faden Wettkampfbeteiligung bereits getan.

vielen Dank. Ich freue mich auf Antworten.

[Hofi]

Hi!
1. Wir müssen meist nicht vorher überweisen, so dass dieses Problem wegfällt, denn bei solchen Turnieren fahren nur die ganz Zuverlässigen mit.
2. Soweit ich sie habe, schicke ich die Ausschreibungen per e-mail mit Bitte um Rückmeldung, andernfalls Handzettel allerdings ohne Abreißschnipsel, sondern Telefon/Handy/e-mail, die von den Trainern verteilt werden.
3. wer sich nicht meldet, wird in der Regel nicht gemeldet (Ausnahme mein harter Kern, die werden gemeldet, wenn sie sich nicht abmelden)
4. Ist ein Meldeschluss ganz kurz nach den Ferien, wird auch mal nach Schätzung gemeldet, da meist nur zahlenmäßige Meldung erforderlich ist. In der Regel lieg ich ganz gut damit.
5. Bei Turnieren, über die wir zwar in der Terminliste informieren, aber nicht zwingend eine Betreuung sicherstellen können (geht eh nur der harte Kern hin) dürfen die Eltern selber beim Ausrichter melden. Würde ein Ausrichter bei mir nachfragen, würde ich die Meldung bestätigen.
Bis dann
Hofi

[Ko-soto-gake]

Meine Erfahrungen aus einer recht kleinen Judoabteilung:
Ich habe Wettkämpfe ausschließlich über einen E-Mail-Verteiler angekündigt (plus natürlich mündlich im Training), in dem bei jüngeren Judoka die E-Mail-Adressen der Eltern, bei den Älteren die E-Mail-Adressen der Jugendlichen selbst gespeichert waren. Meist habe ich die E-Mail direkt nur an die betroffenen Eltern/Sportler (Alter, Gürtel) geschickt (außer es gab sowieso eine Rundmail mit weiteren Themen), das war aber zugegebenermaßen insofern recht einfach als bei uns so gut wie nie mehr als zehn Sportler auf einmal für ein Turnier in Frage kamen. Die Ausschreibung habe ich nicht angehängt, in der E-Mail standen nur Informationen zu Datum, Uhrzeit, Treffpunkt und ein Datum, bis zu dem ich um eine verbindliche Anmeldung gebeten habe. Hat sehr gut funktioniert, könnte aber zugegebenermaßen bei einem großen Verein aufgrund der notwendigen Pflege des Mail-Verteilers auch nicht die beste Lösung sein.
Das Problem der vorherigen Startgeldüberweisung hat sich bei uns glücklicherweise auch nie gestellt.

[Olaf]

1. Wettkämpfe an denen wir teilnehmen wollen, werden auf der Homepage und in einem Halbjahresplan pro Altersklasse, der beim Training an jeden der Altersklasse verteilt wird, veröffentlicht. Zusätzlich erhält jeder einen Zettel mit den Kontaktdaten aller anderen Sportler seiner Altersklasse zwecks Bildung von Fahrgemeinschaften und sonstiger Absprachen.

2. Vor dem Wettkampf werden die möglichen Starter per Mail, oder per Zettel informiert. Bei einigen WK wird Teilnahme erwartet, bei anderen ist sie freiwillig. Das ist der Benachrichtigung zu entnehmen und zieht entweder eine An- oder eine Abmeldung nach sich. Teilnehmer am Leistungstraining sind zur Teilnahme an den Terminen, welche die Trainer vorgeben verpflichtet, sofern nicht gewichtige Gründe dagegen sprechen. Dies ist individuell abzusprechen, ebenso die Nichtteilnahme bei Terminen wo die Teilnahme erwartet wird (z.B. Vereinsmeisterschaft).

3. Ist der Rücklauf schleppend, aus welchen Gründen auch immer, gibt es im Allgemeinen eine Nachfrage per Telefon, bei welcher die Eltern auch noch mal höflich darauf hingewiesen werden, wieviel Arbeit das Management eines aktiven Vereins erfordert und welches Signal der Wertschätzung sie aussenden, wenn sie nicht rückmelden. Dieses Telefonat muss im allgemeinen nur einmal geführt werden. Danach haben es die meisten begriffen.

4. Wer einen Termin nicht absagt (oder eine Teilnahme zusagt) und dann nicht erscheint, zahlt das Startgeld nach der Veranstaltung in die Vereinskasse ein. Auch das ist meist nur einmal nötig.

LG Olaf

P.S. Bei Einführung dieser Vorgehensweise haben einige prophezeit, dass dann bald niemand mehr kämpfen fährt und die Eltern ihre Kinder scharenweise abmelden werden. Dem ist aber nicht so. Sehr häufig stellen wir die meisten Teilnehmer bei den Veranstaltungen, an denen wir mitmachen und die Kinder treten auch nicht nach kurzer Zeit wieder aus. Das kommt zwar auch vor, dass sind aber meist die Trainingsteilnehmer, auf die wir gut verzichten können.

[Fritz]

Bei uns werden Zettel vorbereitet mit der Information, wann und wo der entsprechende WK stattfindet, bis wann
sie sich zu melden haben und wieviel es kostet. Dann werden die Kinder, die kämpfen wollen, in eine Liste eingetragen und sie
bezahlen das Startgeld im voraus. Erfahrungen haben ergeben, daß diese Verfahrensweise unentschuldigtes
Fernbleiben beim Wettkampf auf ein absolutes Minimum senkt.

[Holger König]

Die schnellste und kostengünstigste Lösung ist heutzutage die E-Mail, sowie ein Eintrag auf der Vereins-Homepage. Zusätzlich kann man noch einen Aushang im Dojo machen.

[Brigadier]

Hi,

wir nutzen mehrere Kanäle:

- die bekannten und berüchtigten Zettel werden beim Training verteilt --> Rücklauf aber meist nur von den üblichen Verdächtigen

- Ankündigungen im regelmässigen E-Mail-Newsletter --> hier erreiche ich die Eltern der kleineren Kids, die es nicht geschafft haben, die Zettel abzugeben...

- Ankündigung und Abfrage in unserer geschlossenen Facebook-Gruppe --> da sind vor allem die Jugendlichen und die Reaktionsquote ist auch in Ordnung.

Natürlich sind die uns bekannten Turniere immer auf der Homepage unter dem Punkte 'Termine' eingepflegt, aber da schauen in der Regel nur die jenigen, die eh schon kämpfen wollen.

Fazit: Mehr elektronische und weniger 'klassische' Infomedien.

Unsere Teilnahmezahlen sind dabei in den letzten Jahren gestiegen. Aber Luft nach oben haben wir auch noch...

Grüße

Brig

[Judo_HoHan]

Hallo dann werde ich auch mal meinen Senf dazu geben.
Also wir machen das in unserer Abteilung so:
1. Handzettel mit Anmeldungschnipsel ( muß ausgefüllt werden, aus Versicherungstechnischen Gründen)
2. Hompage siehe hier: http://www.judo-hagen.de/wettkampf.htm
3. Aushang an dem Info Board
Startgelder übernehmen wir, nur wer unentschuldigt fehlt, muß das Startgeld bezahlen.
Da wir auf Kreisebene mit E-Melder arbeiten müssen, ab Bezirksebene sowiso, pflegen wir die ausgefüllten Startzettel in eine Wettkamfdatenerfassung (Wkde) ein. So hat der Betreuer einen zettel wo die Wettkämpfer nach Altersklassen sowie m/w mit den erforderlichen Gewichtsklssen (Gk) und Telefonnummern hat.
Da wir vieles elektonisch verarbeiten, können wir hinter her die besten Jugendlichen ehren. Siehe auch hier : http://www.judo-hagen.de/rangliste.htm.
So haben wir auch immer das letzte gekämpfte Gk der Wettkämpfer.
Gruß
Holger

[Trini]

Wir hängen ganz konservativ die Ausschreibungen in der Halle aus.
In einer ebenfalls aushängenden Liste tragen sich die Teilnehmer ein.
Die eingetragenen Sportler werden von mit per Mail gemeldet.
Stargelder zahlen die Sportler (außer bei offiziellen Meisterschaften)
Bei vorheriger Stargeldzahlung wird auch vorher eingesammelt und nur nach Zahlung gemeldet.

Trini